جهان صنعت گستر

نرم افزار مدیریت مستندات یا DMS چیست؟
سامانه مدیریت مستندات یا Document Management System (DMS) که با نام نرم افزار مدیریت اسناد یا بایگانی اسناد هم شناخته می شود، ابزاری کاربردی در جهت مدیریت چرخه مستندات در سازمان است. مدیریت و کنترل ایجاد یا دریافت اسناد، مدیریت توزیع، سازماندهی، بازنگری، حفظ و بایگانی الکترونیکی آنها از جمله مراحلی هستند که با مدیریت مستندات در سازمان انجام خواهند شد.
سامانه مدیریت مستندات DMS چه کمکی به سازمان ها می کند؟
اسناد در سازمان ها با توجه به نوع و محل استفاده از آنها، ارزش و اهمیتی که برای سازمان دارند و میزان حساسیت و رسمیت آنها، به دسته های مختلفی تقسیم می شوند. اسناد با توجه به نیازهای سازمان ایجاد یا دریافت می شوند و تغییرات لازم بر روی آنها اعمال شده و پس از تایید، ثبت و بایگانی می شوند. در طول زمان، ممکن است اسناد به فراخور نیاز سازمان یا تغییرات ایجاد شده، ویرایش شده و دوباره ثبت و نگهداری شوند. نرم افزار مدیریت اسناد یا مستندات Documents حفظ و نگهداری اسناد و مشاهده تاریخچه تغییرات آنها را برای سازمان‌ها و همچنین کسب و کارهایی که با مدیریت اسناد سر و کار دارند، ممکن می سازد.
چرا سیستم مدیریت مستندات سازمان یار؟
در سازمان های امروزی، به دلیل حجم بالای اطلاعات و اسناد و پیچیدگی حفظ و نگهداری آنها، لازم است سیستمی جهت ایجاد و دریافت و حفظ و نگهداری اسناد موجود، بکار گرفته شود. پیچیدگی سازمان ها، نیاز به متمرکز بودن اسناد، طبقه بندی درست، گردش صحیح اسناد، حفظ امنیت مستندات و سهولت در دسترسی به آنها را ایجاد می نماید. نرم افزار مدیریت مستندات (مدیریت اسناد) سازمان یار این امکان را برای سازمان ها فراهم می آورد که اسناد دریافتی یا موجود را به درستی طبقه بندی نموده، آنها را حفظ و نگهداری نماید.
قابلیت های نرم افزار مدیریت مستندات
ساماندهی الکترونیک کلیه اسناد فنی و سازمانی
ساماندهی فیزیکی کلیه اسناد فنی سازمانی (ثبت و بروزرسانی موقعیت فیزیکی سند
امکان پشتیبانی از فرایند تائید سند بین کارشناسان و مدیر سیستم آرشیو
امکان نگهداری و ایندکسیگ کلیه اسناد متنی بصورت اتوماتیک جهت استفاده در جستجوها
امکان جستجو درون فایل های Word , Excel , PowerPoint , PDF
امکان محافظت از اسناد و اعمال محدودیت ها در سطح کاربرها و گروه کاربرها
امکان تقسیم بندی اسناد از عادی تا محرمانه
امکان معرفی ردیف پوشه، پوشه، اتاق، طبقه یا ساختمان جدید و ویرایش آنها
امکان تخصیص هوشمند اسناد به فولدرها
امکان گروه بندی و کلاسه بندی اسناد
امکان یادداشت گذاری بر روی سند
امکان ثبت سوابق مشاهده کنندگان سند
امکان دریافت نظرات کارشناسان پیرامون سند
امکان حذف سند (انتقال به قسمت اسناد حذف شده)

نرم افزار مدیریت مستندات یا DMS چیست؟
سامانه مدیریت مستندات یا Document Management System (DMS) که با نام نرم افزار مدیریت اسناد یا بایگانی اسناد هم شناخته می شود، ابزاری کاربردی در جهت مدیریت چرخه مستندات در سازمان است. مدیریت و کنترل ایجاد یا دریافت اسناد، مدیریت توزیع، سازماندهی، بازنگری، حفظ و بایگانی الکترونیکی آنها از جمله مراحلی هستند که با مدیریت مستندات در سازمان انجام خواهند شد.
سامانه مدیریت مستندات DMS چه کمکی به سازمان ها می کند؟
اسناد در سازمان ها با توجه به نوع و محل استفاده از آنها، ارزش و اهمیتی که برای سازمان دارند و میزان حساسیت و رسمیت آنها، به دسته های مختلفی تقسیم می شوند. اسناد با توجه به نیازهای سازمان ایجاد یا دریافت می شوند و تغییرات لازم بر روی آنها اعمال شده و پس از تایید، ثبت و بایگانی می شوند. در طول زمان، ممکن است اسناد به فراخور نیاز سازمان یا تغییرات ایجاد شده، ویرایش شده و دوباره ثبت و نگهداری شوند. نرم افزار مدیریت اسناد یا مستندات Documents حفظ و نگهداری اسناد و مشاهده تاریخچه تغییرات آنها را برای سازمان‌ها و همچنین کسب و کارهایی که با مدیریت اسناد سر و کار دارند، ممکن می سازد.
چرا سیستم مدیریت مستندات سازمان یار؟
در سازمان های امروزی، به دلیل حجم بالای اطلاعات و اسناد و پیچیدگی حفظ و نگهداری آنها، لازم است سیستمی جهت ایجاد و دریافت و حفظ و نگهداری اسناد موجود، بکار گرفته شود. پیچیدگی سازمان ها، نیاز به متمرکز بودن اسناد، طبقه بندی درست، گردش صحیح اسناد، حفظ امنیت مستندات و سهولت در دسترسی به آنها را ایجاد می نماید. نرم افزار مدیریت مستندات (مدیریت اسناد) سازمان یار این امکان را برای سازمان ها فراهم می آورد که اسناد دریافتی یا موجود را به درستی طبقه بندی نموده، آنها را حفظ و نگهداری نماید.
قابلیت های نرم افزار مدیریت مستندات
ساماندهی الکترونیک کلیه اسناد فنی و سازمانی
ساماندهی فیزیکی کلیه اسناد فنی سازمانی (ثبت و بروزرسانی موقعیت فیزیکی سند
امکان پشتیبانی از فرایند تائید سند بین کارشناسان و مدیر سیستم آرشیو
امکان نگهداری و ایندکسیگ کلیه اسناد متنی بصورت اتوماتیک جهت استفاده در جستجوها
امکان جستجو درون فایل های Word , Excel , PowerPoint , PDF
امکان محافظت از اسناد و اعمال محدودیت ها در سطح کاربرها و گروه کاربرها
امکان تقسیم بندی اسناد از عادی تا محرمانه
امکان معرفی ردیف پوشه، پوشه، اتاق، طبقه یا ساختمان جدید و ویرایش آنها
امکان تخصیص هوشمند اسناد به فولدرها
امکان گروه بندی و کلاسه بندی اسناد
امکان یادداشت گذاری بر روی سند
امکان ثبت سوابق مشاهده کنندگان سند
امکان دریافت نظرات کارشناسان پیرامون سند
امکان حذف سند (انتقال به قسمت اسناد حذف شده)